Cómo Hacerse Uno
Una parte importante del trabajo de un planificador de reuniones es la de elegir los lugares y negociar las cotizaciones.
Los solicitantes deben tener por lo menos una licenciatura y cierta experiencia laboral relacionada con la planificación.
Educación
Muchos empleadores prefieren a los aspirantes que tienen una licenciatura y experiencia laboral relacionada en hoteles o planificación. La proporción de planificadores con una licenciatura está aumentando debido a que las responsabilidades laborales son cada vez más complejas y porque hay más programas con títulos de colegios de estudios superiores. Si el título de un solicitante no está relacionado con la gerencia de hospedajes, es probable que los empleadores requieran por lo menos de 1 a 2 años de experiencia profesional relacionada.
Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos provienen de una gran variedad de disciplinas académicas. Algunas licenciaturas relacionadas incluyen marketing, relaciones públicas, comunicaciones, negocios y gerencia de hospedajes. Los planificadores que han estudiado gerencia de hospedajes pueden comenzar con mayores responsabilidades que aquellos con otras disciplinas académicas. Los estudiantes de colegios de estudios superiores también pueden adquirir experiencia a través de una pasantía o de las reuniones de planificación para un club de la universidad. Además, algunos colegios de estudios superiores ofrecen cursos de educación continua en la planificación de reuniones y eventos.
Experiencia Laboral
Algunos organizadores de eventos ingresan en la profesión adquiriendo experiencia en una ocupación afín, como coordinador de catering. Por ejemplo, los coordinadores de catering podrán comenzar a planear eventos de menor envergadura, como las bodas. A medida que adquieren experiencia y establecen su reputación, pueden iniciar su propio negocio en la planificación de bodas.
Una vez contratados, los planificadores aprenden muchas habilidades a través de la experiencia. En el nivel de ingreso inicial, los planificadores suelen realizar pequeñas tareas bajo la supervisión de planificadores de reuniones más experimentados. Los que comienzan en las pequeñas organizaciones tienen la oportunidad de aprender más rápido debido a que deben encargarse de una mayor variedad de tareas.
Oportunidades de Ascenso
Para ascender en sus carreras, los planificadores deben trabajar como voluntarios para asumir una mayor responsabilidad y encontrar mejores maneras de hacer su trabajo. Los factores más importantes para el ascenso son las habilidades demostradas, la determinación y el respeto de sus compañeros. Debido a que la educación formal también es cada vez más importante, las personas con poca experiencia pueden mejorar su posición al inscribirse en los cursos de planificación de eventos ofrecidos por las universidades o asociaciones profesionales.
A medida que los planificadores de reuniones, convenciones y eventos se establecen, se les otorga mayores responsabilidades. Esto puede significar encargarse de una gama más amplia de funciones o bien trasladarse a otra especialidad de la planificación para adquirir más experiencia. Por ejemplo, un planificador talentoso puede ser promovido de coordinador de conferencias, con la responsabilidad de cumplir con la logística, a coordinador de programas, con la responsabilidad de la programación de los eventos y oradores. El siguiente paso puede ser el de gerente de reuniones, con la responsabilidad de supervisar todas las partes de la reunión. El nivel inicial de los planificadores tiende a concentrarse en la logística de las reuniones, como el registro de los clientes y la instalación de los equipos de audios / visuales, mientras que los planificadores experimentados manejan las tareas interpersonales, tales como las relaciones con los clientes y las negociaciones de los contratos. Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos con gran experiencia pueden llegar a ser consultores independientes o directores ejecutivos de las asociaciones.
Certificaciones
Convention Industry Council (CIC) ofrece la credencial de Certified Meeting Professional (CMP), una certificación voluntaria para los planificadores de reuniones y convenciones. Aunque no se requiere de una credencial CMP, la misma es ampliamente reconocida en la industria y puede ayudar en la promoción profesional. Para calificar, los candidatos deben tener un mínimo de 3 años de experiencia en la gestión de reuniones, un trabajo reciente en la gestión de reuniones, y prueba de créditos de educación continua. Aquellos que califican deben pasar un examen que cubre temas tales como el aprendizaje de adultos, gestión financiera, instalaciones y servicios, logística y programas de reuniones.
La Sociedad de Profesionales de Reuniones Gubernamentales (SGMP por sus siglas en inglés) ofrece las credenciales de Certified Government Meeting Professional (CGMP) para los planificadores de reuniones que trabajan para, o son contratados por el gobierno federal, estatal o local. Esta certificación no es obligatoria para trabajar como planificador de reuniones del gobierno; sin embargo, puede ser útil para aquellos que quieren demostrar que conocen las políticas de compra y los reglamentos de viajes gubernamentales. Para calificar, los candidatos deben haber trabajado como planificadores de reuniones por lo menos durante 1 año y haber sido miembros de SGMP durante 6 meses. Para convertirse en un planificador certificado, los miembros deben realizar un curso de 3 días y aprobar un examen.
Cualidades Importantes
Habilidades de comunicación. Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos se comunican con los clientes, proveedores y personal para los eventos. Deben tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y ser capaces de transmitir las necesidades de sus clientes de manera eficaz.
Compostura. Los planificadores suelen trabajar en un entorno de ritmo rápido y deben ser capaces de pensar de forma realista y mantener la calma bajo presión.
Conocimiento de informática. Los planificadores deben estar familiarizados con las computadoras, software de base de datos, presupuestos y medios sociales en línea.
Habilidades para servicio al cliente. Los planificadores deben comprender las necesidades de sus clientes. Deben actuar de manera profesional en una gran variedad de situaciones, saber cómo mantener cautiva a una audiencia, y ayudar a los participantes a conectarse con sus compañeros.
Habilidades interpersonales. Los planificadores deben ser buenos para establecer y mantener relaciones positivas con clientes y proveedores. También deben ser capaces de ayudar a los participantes de un evento a conectarse con sus compañeros.
Habilidades de negociación. Los planificadores deben ser capaces de negociar los contratos de servicios que provean los mejores precios para sus clientes.
Habilidades de organización. Para proporcionar reuniones de alta calidad, los planificadores deben estar orientados a los detalles, ser buenos para realizar múltiples tareas, y ser capaces de cumplir con los plazos ajustados. Muchas de las reuniones se planifican con más de un año de antelación, por lo que es vital la capacidad de razonar para el largo plazo.
Habilidades para la resolución de problemas. Cuando surgen los problemas, los planificadores deben ser capaces de encontrar soluciones creativas que satisfagan a los clientes.
